GOV-01 | Governance & Verantwortlichkeit | Gilt ab dem ersten Beschäftigten
Solange niemand namentlich für Compliance und Datenschutz zuständig ist, bist Du es als Geschäftsführung. Persönlich. Eine benannte Person mit klaren Aufgaben und direktem Draht zu Dir kostet fast nichts - und ist die Grundlage, auf der jede Entlastung im Ernstfall aufbaut.
GILT DAS FÜR DICH?
Für jedes Unternehmen, ab dem ersten Beschäftigten. Es gibt keine Größenschwelle und keine Branchenausnahme.
Die beiden Rollen - Compliance und Datenschutz - können in einer Person zusammenfallen, solange kein Interessenkonflikt entsteht. Beide können intern besetzt oder extern eingekauft werden. Verwechsle die Rolle "Ansprechpartner Datenschutz" aber nicht mit dem förmlich bestellten Datenschutzbeauftragten - der ist erst ab einer bestimmten Schwelle Pflicht und wird in einem eigenen Kapitel behandelt.
DAS MUSST DU TUN
- Benenne eine konkrete Person für Compliance und eine für Datenschutz. Namen, keine Abteilung, kein Funktionspostfach.
- Halte Aufgaben und Befugnisse schriftlich fest - ein Bestellschreiben oder ein Absatz in der Stellenbeschreibung genügt. Wichtig ist, dass darin steht, was die Person entscheiden darf und worüber sie berichten muss.
- Sichere das Eskalationsrecht zu: Die verantwortliche Person muss Dich als Geschäftsführung unmittelbar erreichen können, ohne Umweg über einen Vorgesetzten.
- Stelle Zeit und Budget bereit. Eine Verantwortung ohne Ressourcen ist im Zweifel keine wirksame Aufgabenübertragung.
- Mache die Kontaktdaten bekannt - intern im Intranet oder Organigramm, für den Datenschutz zusätzlich extern in der Datenschutzerklärung auf Deiner Website.
- Regle die Vertretung. Urlaub und Krankheit dürfen kein Loch in die Zuständigkeit reißen.
GRÜN IST ES, WENN ...
Es gibt für beide Themen eine namentlich benannte Person, ihre Aufgaben sind schriftlich dokumentiert, sie hat direkten Zugang zur Geschäftsführung, und ihre Kontaktdaten sind intern wie extern auffindbar.
DIESE NACHWEISE BRAUCHST DU
Bestellschreiben oder Aufgabenbeschreibung, aktuelles Organigramm mit der Rolle, Impressum bzw. Datenschutzerklärung mit Kontaktangabe, Vertretungsregelung.
DIE RECHTSGRUNDLAGE
- § 130 OWiG - Verletzung der Aufsichtspflicht: Wer einen Betrieb leitet, muss die Aufsichtsmaßnahmen treffen, die Zuwiderhandlungen verhindern. Dazu gehört ausdrücklich die Bestellung und Überwachung von Aufsichtspersonen. Unterbleibt das und passiert etwas, droht ein Bußgeld gegen Dich persönlich.
- § 30 OWiG - Geldbuße gegen das Unternehmen: Neben der persönlichen Haftung kann zusätzlich das Unternehmen selbst mit einer Geldbuße belegt werden.
- Art. 5 Abs. 2 und Art. 24 DSGVO - Rechenschaftspflicht: Du musst nicht nur datenschutzkonform arbeiten, sondern das auch nachweisen können. Ohne zuständige Person gibt es niemanden, der diesen Nachweis führt.
- § 43 GmbHG - Sorgfaltspflicht des Geschäftsführers: Die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns umfasst die Organisation der Legalitätskontrolle. Bei Verletzung haftest Du der Gesellschaft gegenüber mit Deinem Privatvermögen.
WIE KANN DIR COMPLIANCE.ONE DABEI HELFEN?
Die Benennung ist schnell gemacht - sie muss aber besetzt, dokumentiert und im Urlaubsfall vertreten sein. Genau daran scheitert es in der Praxis.
Externe Datenschutzbeauftragte: Wir übernehmen die Rolle der oder des Datenschutzbeauftragten extern - inklusive Bestellung, Meldung an die Aufsichtsbehörde und Kontaktstelle für Behörden. Damit ist eine der beiden Rollen sofort und ohne Interessenkonflikt besetzt.
Compliance.Trust: Bestellschreiben, Aufgabenbeschreibung und Vertretungsregelung liegen zentral ab und sind auf Anfrage sofort vorzeigbar.
Unsicher, was für Dich das Richtige ist? Wir schauen gemeinsam drauf:
