GOV-02 | Governance & Verantwortlichkeit | Gilt für alle Unternehmen
Es gibt keine Norm, die Dich zu einem Verhaltenskodex zwingt. Und trotzdem ist er faktisch Pflicht: Wenn ein Mitarbeitender etwas falsch macht, entscheidet die Frage "Wusste er, dass er das nicht darf?" darüber, ob Du organisatorisch versagt hast oder nicht.
GILT DAS FÜR DICH?
Für jedes Unternehmen mit Beschäftigten. Der Umfang skaliert mit der Größe: Bei 15 Mitarbeitenden reichen zwei bis vier Seiten und ein jährliches E-Learning; bei 500 brauchst Du differenzierte Module und ein sauberes Reporting der Schulungsquote.
Der Kodex ist auch dann sinnvoll, wenn Du keine formale Compliance-Abteilung hast - er ist die Referenz, auf die Du Dich bei einer arbeitsrechtlichen Maßnahme berufen kannst.
DAS MUSST DU TUN
- Schreibe einen Verhaltenskodex in der Sprache Deines Unternehmens. Themen: Integrität und Korruption, Geschenke und Einladungen, Umgang mit Daten, Diskriminierung und Belästigung, Interessenkonflikte, Umgang mit Wettbewerbern, Meldewege bei Verdacht. Zwei bis vier Seiten reichen - lang gelesen wird ohnehin nichts.
- Lass alle Mitarbeitenden bestätigen, dass sie ihn gelesen haben. Unterschrift oder Klick im Lernsystem, beides ist gleichwertig, solange es dokumentiert ist.
- Führe einmal jährlich eine Basis-Compliance-Schulung durch. E-Learning mit Abschlusstest ist der pragmatischste Weg.
- Verankere beides im Onboarding: Neue Mitarbeitende bekommen den Kodex am ersten Tag und die Schulung in den ersten Wochen.
- Dokumentiere die Teilnahme und werte die Quote aus. Eine Schulung ohne Nachweis hat im Ernstfall nicht stattgefunden.
- Aktualisiere den Kodex, wenn sich etwas Wesentliches ändert - mindestens aber alle zwei bis drei Jahre.
GRÜN IST ES, WENN ...
Der Kodex ist ausgerollt, mehr als 90 Prozent der Belegschaft haben die Basisschulung im laufenden Jahr absolviert, und für neue Mitarbeitende greift der Prozess automatisch.
DIESE NACHWEISE BRAUCHST DU
Kodex-Dokument mit Versionsstand und Datum, Empfangs- bzw. Lesebestätigungen, Schulungsreport mit Teilnahmequote, Onboarding-Checkliste.
DIE RECHTSGRUNDLAGE
- § 130 OWiG - Verletzung der Aufsichtspflicht: Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen zählen nach ganz herrschender Auffassung die Unterrichtung und Belehrung der Mitarbeitenden. Genau das leisten Kodex und Schulung.
- § 30 OWiG - Geldbuße gegen das Unternehmen: Ein gelebtes Compliance-Programm wird bei der Bemessung der Geldbuße mildernd berücksichtigt.
- § 43 GmbHG - Sorgfaltspflicht des Geschäftsführers: Die Legalitätspflicht verlangt, dass Du für ein rechtskonformes Verhalten im Unternehmen organisatorisch sorgst.
- § 93 AktG - Sorgfaltspflicht des Vorstands: Die Parallelvorschrift für die AG; ihre Maßstäbe strahlen auf die GmbH aus.
TYPISCHE STOLPERFALLEN
- Der Kodex von der Stange. Ein aus dem Netz kopiertes Dokument, das Sachverhalte regelt, die es bei Dir gar nicht gibt, wirkt im Zweifel gegen Dich.
- Keine Teilnahmenachweise. "Wir haben das damals gemacht" ist kein Nachweis.
- Geschäftsführung außen vor. Wenn die Leitung sich selbst nicht schult, ist die Signalwirkung dahin.
- Unklar, was bei Verstößen passiert. Ohne benannte Konsequenzen ist der Kodex eine Absichtserklärung.
WIE KANN DIR COMPLIANCE.ONE DABEI HELFEN?
Kodex schreiben ist der kleinere Teil der Arbeit. Der Aufwand steckt darin, ihn auszurollen, bestätigen zu lassen und die Schulungsquote nachzuweisen.
Compliance.Policies: Der Verhaltenskodex wird gezielt verteilt, online bestätigt und versioniert dokumentiert. Wer noch nicht bestätigt hat, ist auf einen Blick sichtbar.
Compliance.Learning: Die jährliche Basis-Compliance-Schulung wird zugewiesen, der Fortschritt verfolgt und die Teilnahme automatisch dokumentiert - auch für neue Mitarbeitende im Onboarding.
Unsicher, was für Dich das Richtige ist? Wir schauen gemeinsam drauf:
