HR-02 | Beschäftigte & Arbeitsrecht | Pflicht für alle Arbeitgeber
Die Gefährdungsbeurteilung ist die Grundpflicht des Arbeitsschutzes - und die am häufigsten unvollständige. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht seit dem BAG-Beschluss von 2022 unabhängig davon, ob der Gesetzgeber sie noch näher regelt.
Eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist seit längerem im Verfahren. Sie soll die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit am selben Tag und in der Regel elektronisch vorschreiben, mit einer Ausnahme für Kleinbetriebe. Ende August 2026 war das Verfahren nicht abgeschlossen. Die Pflicht als solche besteht unabhängig davon bereits.
GILT DAS FÜR DICH?
Für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Größe. Auch das Ein-Personen-Büro braucht eine Gefährdungsbeurteilung für den Bildschirmarbeitsplatz.
Die Arbeitszeiterfassung gilt für alle Beschäftigten, auch im Homeoffice und im mobilen Arbeiten. Leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes sind ausgenommen - dieser Kreis ist aber deutlich kleiner, als der Begriff im Alltagsgebrauch nahelegt.
DAS MUSST DU TUN
- Erstelle eine Gefährdungsbeurteilung je Arbeitsplatztyp. Nicht je Person - je Tätigkeit. Denke an Büro und Bildschirmarbeit, Lager und Logistik, Produktion, Außendienst, Homeoffice.
- Beziehe psychische Belastungen ein. Das ist seit 2013 ausdrücklich vorgeschrieben und fehlt in der Praxis noch immer am häufigsten.
- Leite Maßnahmen ab und dokumentiere sie samt Verantwortlichem, Frist und Wirksamkeitskontrolle. Eine Beurteilung ohne Maßnahmen erfüllt den Zweck nicht.
- Unterweise alle Beschäftigten mindestens jährlich und bei jeder Veränderung, zusätzlich bei Einstellung und Versetzung. Dokumentiere die Unterweisung mit Unterschrift.
- Benenne Ersthelfer und Sicherheitsbeauftragte und regle die arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung - über einen Betriebsarzt und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder über das Unternehmermodell Deiner Berufsgenossenschaft.
- Führe eine systematische Arbeitszeiterfassung ein, die Beginn, Ende und Dauer erfasst. Wähle sie so, dass sie manipulationssicher ist und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
- Überwache die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes: höchstens acht Stunden werktäglich (verlängerbar auf zehn bei Ausgleich innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen), elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit, mindestens 30 Minuten Pause bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Ein System mit automatischer Warnung erspart Dir die manuelle Kontrolle.
- Aktualisiere die Gefährdungsbeurteilung, wenn sich Arbeitsplätze, Verfahren oder Stoffe ändern - und nach jedem Unfall.
GRÜN IST ES, WENN ...
Für jeden Arbeitsplatztyp liegt eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung einschließlich psychischer Belastungen vor, Maßnahmen sind umgesetzt, die jährliche Unterweisung ist dokumentiert, und die Arbeitszeit aller Beschäftigten wird systematisch erfasst.
DIESE NACHWEISE BRAUCHST DU
Gefährdungsbeurteilungen mit Datum und Maßnahmenplan, Unterweisungsnachweise mit Unterschrift, Bestellung von Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit, Ersthelferliste, Auswertungen aus der Zeiterfassung.
DIE RECHTSGRUNDLAGE
- § 5 ArbSchG - Beurteilung der Arbeitsbedingungen: Die Grundpflicht: Du musst die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen ermitteln und beurteilen - ausdrücklich einschließlich psychischer Belastungen.
- § 12 ArbSchG - Unterweisung: Ausreichende und angemessene Unterweisung bei Einstellung, Veränderung und danach regelmäßig.
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen, Ruhezeit, Sonn- und Feiertagsruhe sowie die Aufzeichnungspflicht bei über acht Stunden werktäglich.
- § 4 ArbZG - Ruhepausen: 30 Minuten bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit; aufteilbar in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten.
- Bundesarbeitsgericht - Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21: Das Gericht leitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG die Pflicht ab, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Sie gilt seither, unabhängig von einer Gesetzesnovelle.
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales - Arbeitsschutz: Amtliche Informationen zu den Arbeitsschutzvorschriften und zum Verfahrensstand der Arbeitszeitreform.
- Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV): Vorschriften, Regeln und Handlungshilfen der Berufsgenossenschaften - inklusive Mustervorlagen für Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung.
- Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): Fachliche Handlungshilfen, insbesondere zur Beurteilung psychischer Belastung.
TYPISCHE STOLPERFALLEN
- Psychische Belastungen fehlen. Der mit Abstand häufigste Mangel bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörden.
- Gefährdungsbeurteilung ohne Maßnahmen. Eine Beurteilung, die nur beschreibt und nichts verändert, erfüllt den Zweck nicht.
- Homeoffice nicht erfasst. Sowohl bei der Gefährdungsbeurteilung als auch bei der Zeiterfassung.
- Vertrauensarbeitszeit als Ausrede. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig - erfasst werden muss die Arbeitszeit trotzdem.
- Unterweisung ohne Nachweis. Ohne Unterschriftenliste hat sie im Streitfall nicht stattgefunden.
WIE KANN DIR COMPLIANCE.ONE DABEI HELFEN?
Die Gefährdungsbeurteilung bleibt Deine Aufgabe. Die jährliche Unterweisung und ihr Nachweis lassen sich dagegen vollständig automatisieren.
Compliance.Learning: Jährliche Sicherheitsunterweisung zuweisen, den Fortschritt verfolgen und die Teilnahme automatisch dokumentieren - inklusive neuer Mitarbeitender.
Compliance.Policies: Betriebsanweisungen und die Regelungen zu Arbeitszeit und Homeoffice verteilen und bestätigen lassen.
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