HR-03 | Beschäftigte & Arbeitsrecht | Pflicht ab 50 Beschäftigten
Ab 50 Beschäftigten musst Du eine interne Meldestelle betreiben. Der eigentliche Nutzen liegt aber woanders: Wer keinen internen Kanal anbietet, treibt Hinweisgebende direkt zur Behörde oder zur Presse - und erfährt vom Problem als Letzter.
GILT DAS FÜR DICH?
Ab in der Regel 50 Beschäftigten. Gezählt werden Köpfe, nicht Vollzeitäquivalente; Teilzeitkräfte und Auszubildende zählen voll mit, Leiharbeitnehmer je nach Einsatzdauer.
Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen die Meldestelle gemeinsam mit anderen Unternehmen betreiben - das senkt die Kosten deutlich. Konzerne können die Meldestelle bei der Muttergesellschaft ansiedeln, müssen aber sicherstellen, dass Meldungen auch lokal bearbeitet werden können.
Unter 50 Beschäftigten ist es freiwillig - und trotzdem oft sinnvoll, wenn Du in einer sensiblen Branche arbeitest oder Kunden das verlangen.
DAS MUSST DU TUN
- Richte einen Meldekanal ein, der mündliche und schriftliche Meldungen ermöglicht und auf Wunsch ein persönliches Treffen. Ein digitales Hinweisgeberportal ist der einfachste Weg; ein separates Postfach mit strikter Zugriffsbeschränkung geht auch.
- Ermögliche anonyme Meldungen. Das Gesetz verlangt es nicht ausdrücklich, empfiehlt es aber - und in der Praxis sind die meisten wertvollen Hinweise anonym.
- Benenne eine unparteiische zuständige Person und stelle ihre Unabhängigkeit sicher. Sie darf keine Interessenkonflikte haben; die Personalleitung ist deshalb häufig keine gute Wahl. Sorge für die notwendige Fachkunde.
- Halte die Fristen ein: Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen, Rückmeldung über ergriffene Folgemaßnahmen binnen drei Monaten.
- Schütze die Vertraulichkeit. Die Identität der hinweisgebenden Person darf nur den Personen bekannt werden, die die Meldung bearbeiten. Ein Verstoß dagegen ist bußgeldbewehrt.
- Informiere die Belegschaft klar und verständlich, wie und worüber sie melden kann - und dass Repressalien verboten sind.
- Dokumentiere jede Meldung und lösche die Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.
- Verhindere Repressalien. Nach einer Meldung gilt eine Beweislastumkehr: Wenn eine hinweisgebende Person benachteiligt wird, musst Du beweisen, dass die Maßnahme nichts mit der Meldung zu tun hatte.
GRÜN IST ES, WENN ...
Ein Meldekanal ist eingerichtet und der Belegschaft bekannt, eine unparteiische zuständige Person ist benannt, die Fristen von sieben Tagen und drei Monaten werden eingehalten, und die Bearbeitung wird dokumentiert.
DIESE NACHWEISE BRAUCHST DU
Verfahrensbeschreibung der Meldestelle, Benennung der zuständigen Person mit Fachkundenachweis, Information an die Belegschaft, Fallakten mit Fristenprotokoll, gegebenenfalls Betriebsvereinbarung.
DIE RECHTSGRUNDLAGE
- § 12 HinSchG - Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen: Die Schwelle von in der Regel 50 Beschäftigten sowie die Möglichkeit, die Meldestelle bei 50 bis 249 Beschäftigten gemeinsam zu betreiben.
- Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Der vollständige Text mit Fristen, Vertraulichkeitsschutz, Repressalienverbot samt Beweislastumkehr und den Bußgeldvorschriften in § 40.
- § 17 HinSchG - Verfahren bei internen Meldungen: Die Sieben-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung und die Drei-Monats-Frist für die Rückmeldung.
- Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz: Die staatliche Alternative, an die sich Hinweisgebende immer wenden können - auch ohne Deine interne Meldestelle zu nutzen.
TYPISCHE STOLPERFALLEN
- Keine Rückmeldung. Die Drei-Monats-Frist wird regelmäßig gerissen, weil niemand sie überwacht.
- Interessenkonflikt bei der zuständigen Person. Wer über die eigene Abteilung ermitteln müsste, ist nicht unparteiisch.
- Nur ein E-Mail-Postfach. Ohne Zugriffsbeschränkung ist die Vertraulichkeit faktisch nicht gewahrt.
- Belegschaft nicht informiert. Ein Meldekanal, den niemand kennt, ist keiner.
- Betriebsrat nicht beteiligt. Die Einführung eines digitalen Meldesystems ist regelmäßig mitbestimmungspflichtig.
WIE KANN DIR COMPLIANCE.ONE DABEI HELFEN?
Ab 50 Beschäftigten ist die interne Meldestelle Pflicht. Du kannst sie selbst betreiben oder komplett auslagern - beides bekommst Du hier.
Compliance.Whistle: Meldekanal für anonyme und vertrauliche Hinweise. Fristen, Bearbeitung und Dokumentation laufen strukturiert im Portal - einschließlich der Sieben-Tage- und der Drei-Monats-Frist.
Ombudsperson / Interne Meldestelle: Wir übernehmen als neutrale Ombudsperson die Annahme und Bearbeitung der Meldungen - die Lösung, wenn Du keine unparteiische Person im Haus hast.
Externe Meldestellen: Überblick darüber, wie interne und externe Meldestellen zusammenspielen und was das für Deine Pflichten bedeutet.
Mehr zum Thema: Hinweisgeberschutzgesetz auf compliance.one
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